Aktivt lyssnande – så utvecklas du som chef

Aktivt lyssnande - så hör du vad dina medarbetare verkligen säger, och gör dem till ett motiverat team.

”När en kvinna vill berätta för en man om ett problem eller bara lätta sitt hjärta, har hon i genomsnitt 2.6 sekunder på sig. Sedan kommer mannen med en lösning.”

Du har säkert stött på mindre bra aktivt lyssnande. Det kan vara både män och kvinnor som halvhjärtat hört på och samtidigt kollat mobilen. För femton år sedan var det påfallande ofta vi män. Men i dag, med fullspäckade kalendrar, videomöten och därtill följande stress brister både män ock kvinnor i  lyssnandet för det som medarbetare, partnern eller barnen försöker berätta. 

Missa inte “Aktivt lyssnande övningar” längre ner! Fungerar på videomöten lik väl som vid verkliga möten.

Aktivt lyssnande på jobbet

Vad får då brist på aktivt lyssnande för följder, om vi börjar med en arbetsplats? Den bistra sanningen är att den chef som inte lyssnar aktivt, missar värdefull information om sina medarbetares verkliga behov, deras utmaningar, rädslor och önskemål.

Men du som verkligen lärt dig lyssna efter vad som verkligen sägs, får dina medarbetare och kollegor att känna sig förstådda och viktiga. 

Det leder, precis som i ett bra förhållande, till att alla växer, trivs och blir motiverade till att ta egna initiativ.

När du och de andra som är chefer behärskar konsten att lyssna aktivt får ni starkare team, självgående medarbetare och en mer välmående organisation, viktigt i dag när många arbetar via dator, hemifrån. (Läs mer om hur du löser det!)

Aktivt lyssnande i relationer

Ett annat forum där bristande lyssnande kan leda till total urspårning, är självklart parförhållandet.

Men varför är vi dåliga på att ta in det den andre försöker förmedla också hemma? En uppenbara orsak är självklart vardagspusslet. Stress gör alla, män så väl som kvinnor till sämre lyssnare.

Lägg därtill all elektronik som pockar på vår uppmärksamhet, och föga hjälper den helhjärtade dialogen.

Men i grunden kanske det går att se kvaliteten i lyssnandet som en följd av evolutionspsykologin, hur vi utvecklats sedan förmänniskans tid.

Manligt – kvinnligt?

Vi män har lärt oss agera utifrån prestation: ”En sabeltandad tiger på väg hitåt, vad är lösningen?”. Medans kvinnor – mycket förenklat uppmuntrats att tänka i termer av relation.

Aktivt lyssnande verktyg

Men vad kan vi män (och kvinnor med mer än en mobiltelefon att hålla koll på) då göra, nu när tigrarna är utrotade, eller förpassats till Kolmården?

Jo, vi behöver konkreta verktyg, övningar för träna oss lyssna aktivt. Detta är dock ingen snabbt fixad lösning. Det kräver  en insikt i vad den andre behöver och en teknik, du övat. Lite likt coachens sätt att arbeta.

Aktivt lyssnande coaching

Aktivt lyssnande får 159.000 träffar på Google, ofta i samband med ”aktivt lyssnande coaching” och ”aktivt lyssnande inom vården”. För det är i denna värld, bland yrken där en professionell person lyssnar, som begreppet uppstått. Det aktiva lyssnandet är läkarens, psykologens eller coachens teknik att få fram känslor bakgrund till  kanske ett problem, för att förhoppningsvis lösa det.

För en hållbar arbetsplats

Och för personen som berättar är vinsten dessutom att få lätta hjärtat, släppa ner axlarna helt enkelt må lite bättre. Så det aktiva lyssnandet kan därför användas av alla som vill bli bättre på att fånga upp gnissel i relationen eller på jobbet innan det bränner till och blir riktiga eldsvådor. Aktivt lyssnande bygger en hållbar arbetsplats.

Och vad kan sedan de kvinnor: chefer eller hustrur tänka på som vill förstå män och inte omedvetet uppmuntra stenåldersjägaren? Mycket, för samtal uppstår i dialog. Så läs vidare, även du kvinna som vill veta mer! Här följer Frid & Freuds övningar för ännu bättre lyssnande.

Aktivt lyssnande övning

Först av allt: aktivt lyssnande är något handfast, något du gör. Det är ett högst konkret sätt att utveckla sitt lyssnande vilket gör det lätt att ta till sig och pröva. När du som lyssnar aktivt i jobbet, som förälder eller som partner, kan du lite tänka att du är på en social scen. Du blir iakttagen av den andre. Vad du gör men lika mycket hur du gör det tolkas.

Den andre ska känna sig trygg och uppmuntrad att öppna sig om du agerar på ett sätt som bygger upp tilliten. Tanken enbart räknas inte. Det är vad du konkret gör och hur det uppfattas som styr. Alltså kan du använda följande tekniker:

TT – Terapeutisk tystnad

  • Ha ett öppet kroppsspråk. Vända dig helt mot den du lyssnar.
  • Skärma inte av dig med armarna eller benen i kors.
  • Skapa en ”vi-bubbla” genom att luta dig något mot den som talar.
  • Håll ögonkontakt, men stirra inte. Titta ner då och då.
  • Slappna av i axlar och ansikte. Vi människor är snabba att tolka, eller läsa in känslor. Rynkade ögonbryn eller omedvetet spända käkar kan omedelbart tolkas som kritik. Spänn därför av.
  • Uppmuntra sedan den som talar att fortsätta, genom att nicka. Men spar på orden, använd det man kallar terapeutisk tystnad, TT, alltså inte komma med råd utan på sin höjd humma.
  • Intag gärna en lyssnande attityd; luta huvudet åt sidan.

 

“Eko” – få den andre fortsätta

  • Verkar den som talar stanna av eller tröttna? Upprepa då ett par ord ur det sista som sagts.

”…du kände dig utanför…?” Säg det gärna med lätt frågande tonfall.

Nu kommer personen säkerligen att fortsätta berätta. Ditt eko är en uppmuntran att gå vidare.

”Kan du utveckla?”

  • När du märker att personen är inne på något viktigt som du vill veta mer om, be hen ”Berätta mer…” eller ”fortsätta”, ”…utveckla”.

Be gärna om klargörande för att förstå, eller för att få mer information. Men lika mycket för att personen ska komma åt de känslor som kanske är omedvetna.

Sammanfatta

  • När du lyssnat ett längre tag, kan du sammanfatta med egna ord. Ofta uppskattar den andre att höra det hen sagt, med en annan persons ord. Men be om tillåtelse först: ”Får jag sammanfatta så här långt? Så jag verkligen förstått?”

ATT Fråga är fint

  • Att ställa frågor är inte ofint. Däremot kan vissa frågeord, speciellt ”Varför?” och ställda med ett kritiskt tonfall, lätt få den som talar att uppleva sig som ifrågasatt.

Med aktivt lyssnande på svaren kan du få fram inte bara fakta utan också känslor och icke uttalade budskap personen kommer med.. Men hur du frågar avgör hur mycket svaret avslöjar. Man brukar tala om öppna och slutna frågor:

Slutna frågor kan bara besvaras med  ja/nej. Det fungerar när du snabbt vill kontrollera att du förstått vad den andre berättat:

”Du började som säljare 1:a juni?”

”Du blev sårad när jag missade din namnsdag?”

”Din SO-lärare berättade att du måste höja dig inför slutbetyget i nian?”

Konsten att lyssna aktivt

  • Öppna frågor ger mer än ja/nej-frågor eftersom öppna frågor leder till att den andre börjar berätta.

“Hur?”, “När?”, “Kan du berätta mer om…”, “På vilket sätt…” är bra inledningar för dig som vill öva dig i konsten att lyssna aktivt.

”Kan du berätta mer om hur du fungerar i arbetsgruppen?”

”Hur tänker du kring vår semester i år?”

”Vad är dina starka sidor i skolan?”

Försök alltså att så mycket det går använda den öppna frågan. Men lyssna efter svaret. Vad säger den andre, egentligen?

 

Fakta eller tolkningar?

  • Inse att det en annan person upplevt, inte nödvändigtvis är en objektiv sanning. Det är vad personen upplevt eller tolkat.

Den som går ut en mörk augustinatt och vänder blicken uppåt, ser stjärnbilder som Karlavagnen eller Orions bälte. Men egentligen finns inga bälten eller vagnar. Det är vår mänskliga hjärnas som tolkar, som skapar mönster och vill förstå.

På samma sätt kan det förhålla sig med information, det vi säger, eller återberättar. Vi kan ha svårt att hålla isär fakta, känslor och våra tolkningar. En bra metod att  hålla isär objektiva fakta och mina egna åsikter är det så kallade Giraffspråket, eller Nonviolent Communication. 

När du lyssnar aktivt gäller det att ha lite is i magen och försöka hålla isär vad som är:

Tolkningar

  • Tolkningar är slutsatser som någon drar av det som skett. Det är alltså inte fakta utan något personen tror sig förstå.

”Emil har nog alkoholproblem, eller så är han väldigt slarvig.”

”Magister Berg är sur på mig.”

”Marie var rasande, när hon lämnade mötet.”

Fakta kan kontrolleras

  • Fakta, är det som går att kontrollera, mäta, observera med blicken. Du kan fråga dig om det som sagts är objektivt sant. Går det att bekräfta?

”Emil var borta från jobbet både måndagen den 5:e, 12:e och 19:e.”

”Min SO-lärare sade att jag behöver förbättra mig i historia.”

”Marie slog igen dörren hårt, när hon lämnade mötet.”

 

VARNING FÖR Känslofällan

  • Känslor slutligen är det som antingen syns, till exempel i personens kroppsspråk, i mimiken eller vad som hörs när hen berättar.

Men här är det lätt att den som lyssnar faller i fällan att tolka. Därför är det viktigt att du kontrollerar din iakttagelse. Stäm av med den med den som talar:

”När du berättar om din nya arbetskamrat ser jag att du lägger armarna i kors och hör att du suckar. Vad betyder det?”

Känslor år signaler

Känslor är kroppens signaler till oss, skilj dem därför från tankar. Eller, det är viktigt att få med båda delarna. En del av oss människor lever mer i känslovärlden. Andra är mer i huvudet, i intellektet. Kan du hjälpa den andre att öppna aldrig så lite på den mindre nyttjade dörren kan det vara av godo.

Aktivt lyssnande nivåer

Märk väl dock, du är chef, partner eller förälder, en person som lyssnar aktivt, inte en terapeut. Det är stort nog att lyssna, att upplåta sitt aktiva öra och ge en annan människa, en kollega, vän, ditt barn eller partner, möjlighet att lätta sitt hjärta. Ta därför chansen när den andre vill berätta. Kom inte med lösningen du tror dig ha, efter att ha hört på i tre sekunder. Nej, lyssna aktivt och låt den andre lätta sitt hjärta.

Aktivt lyssnande hantera konflikter

Det som stod här ovan var teorin. Men hur fungerar du i praktiken? Läs mer om konsten att utvecklas som chef, som medarbetare eller förälder. Se hur du kan använda aktivt lyssnande för att undvika scenskräck som talare, hantera konflikter eller förbättra företagets kundbemötande. Se Frid & Freud ”Våra kurser”.

Dela:

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på pinterest
Dela på linkedin

Lämna ett svar

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

VI ÄR FRID & FREUD

Vi håller kreativa utbildningar i modern retorik och kommunikation. Har ni en kommunikationsutmaning så matchar vi den med en lösning.

lasse (at) fridfreud.se