Bli känd eller ökänd? Konsten att möta media

”In the future, everyone will be world-famous for 15 minutes.” 

Andy Warhol

Bra anseende eller goodwill, är något som byggs upp under år, men som kan raseras på några minuter. Det räcker med att du som kommunal chef eller ansvarig på ett företag kommer med en halvsanning eller svarar ”ingen kommentar”, när en journalist ringer. Men med träning i att möta media, behöver du inte göra de grundläggande misstag som kan resultera i  skandalrubriker och att du får göra en pudel.

Här kommer därför de bästa tipsen kring konsten att möta media!

 

I din yrkesroll kan du komma i kontakt med press, radio och eventuellt teve, det är en del av ditt uppdrag. Grattis. För kontakt med media är viktig.

Kom ihåg: att bli kontaktad av media är inte bara att stå till svars för eventuella misstag. Det finns vinster.

För en kommun är det viktigt att bli granskad, det bygger upp medborgarnas förtroende.

Och ett företag kan ha innovationer eller nyanställningar på gång, något som lokalpressen vill veta mer om.

Journalister behöver intressant material att fylla nästa dags tidning eller nyhetsprogram med. Därför är de lika intresserade som du av att ha en professionell kommunikation. Det viktigaste att ha i åtanke är bara att ni spelar olika roller.

Så kan du din roll, och känner grunderna i journalistens blir kontakten med media som bäst.

Möta media

Vad är en nyhet? 

En journalistisk text eller radioinslag handlar om faktiska händelser  som nyligen inträffat.

Men journalisten renodlar, inte minst genom att välja en journalistisk ”vinkel”. ”Vinkel eller grejj” är att välja ut en detalj, eller en tydlig form; exempelvis att berätta i formen av ”liten mot stor”, David mot Goliath. Det kan handla om att ta fram det unika, det som skiljer sig från vardag:

”Hund bet kvinna”

är ingen jättegrej.

Men ”kvinna bet hund”

skapar intresse.

Ibland talar man om ”human touch”: Tänk dig att socialtjänsten i kommunen fått sin budget nedskuren med 30%. Detta är svårt att skriva en förstasidestext och sätta en rubrik på. Däremot kan journalisten vinkla nedskärningen kring följderna något får för en människa, med namn.

”Ellen, 83 får ingen hemtjänst.

Sonen måste rycka in”.

Vad är UNIKT FÖR en tidningsartikel?

En artikel sedan är uppdelad i tre delar: rubrik, ingress och brödtext. 

Rubriken ska med ett par få ord berätta vad artikeln handlar om. Här märker du vinkeln. 

Ingressen är en sammanfattning av brödtexten och ska inte vara mer än några meningar lång; den ska fånga läsarens intresse inom ämnet. 

Brödtexten, slutligen är huvuddelen av artikeln och går in på mer fakta och berättar detaljerat om ämnet.

Men kom ihåg: journalister letar vinklar, det ovanliga. De är generalister, inte som du kanske är, specialist. De måste välja och renodla. Vinsten är att texten blir förståelig. Förlusten: nyanser och detaljer kan komma bort.

En journalist ringer. Grattis!  

En journalist ringer, kanske tre minuter innan du ska in i ett viktigt möte. Hur agerar du?

I detta avsnitt ska du få några tips som ger dig en bra grund inför oväntade samtal. Vill du träna att möta media, kontakta oss, Frid & Freud här!

Journalister jobbar ofta under tidspress. De har en deadline, en tid då artikeln eller radioinslaget ska vara klart. 

Be ändå om att få tänka innan du svarar, eventuellt ber du att få återkomma. 

• Förklara varför: Du ska kanske in i ett möte. Du har troligtvis inte frågan klar för dig. Du behöver därför kolla fakta. En professionell journalist förstår och respekterar detta. 
• Men anteckna journalistens namn.
• Redaktion, varifrån?
• Vad vill journalisten prata om? 
• Är journalistens frågor lätta att besvara omedelbart, kan du givetvis göra det. 
• Försök få några exempel på frågor som journalisten vill ställa, så du har möjlighet att förbereda dig. 
• Går det att få frågorna via e-post? 
• Hur snart journalisten behöver svar?
• I vilket sammanhang kommer journalisten att använda det du säger.
• Kom ihåg att hålla ditt löfte om att ringa tillbaka.

”Off the record” finns det? 

En journalistens uppdrag är att ta reda på fakta. Småpratet med journalisten före och efter intervjun och  e-post kan precis som det du säger under en intervju, komma att citeras. Därför måste du kunna stå för allt. 

Var tryggt förberedd, hellre än ängsligt vaktande över varje ord du säger. Självcensur skapar inte det du eftertraktar – tillit.

Du behöver inte svara, men… 

Du ska absolut ha som grund att svara när media hör av sig. Litar de, eller läsarna på en chef som inte vill uttala sig? 

Stärker det kommunens anseende om du gömmer dig bakom ”ingen kommentar”? Nej. Transparens och öppenhet bygger tillit och är därför viktiga ledord i en trovärdig organisation. Läs gärna om en farlig motsats, Maktspråk,

Möta media. Kort 2-do före intervjun 

Här kommer en konkret att-göra-lista, några råd vad du kan tänka på när du förbereder di inför en intervju.  

Vem är mottagare?

Det är ju inte journalisten, utan läsarna, eller de som lyssnar på nyhetsinslaget på radio. 

Sätt in dig i ämnet  

• Ta reda på fakta kring det journalisten vill prata om. 
• Behöver du stämma av med kollega eller din chef? 
• Vad finns det för fakta och underlag? Finns det redan finns något skrivet i media? 
• Bestäm vad det är du vill säga under intervjun – kan du säga mycket eller lite, kan du säga något nu eller måste det vänta till efter en förhandling eller liknande? 
• Riskerar du att gå händelserna i förväg om du pratar med media i det här läget? 
• Förklara också skälet till varför du inte kan säga mer, till exempel att det handlar om sekretess, ett personalärende eller en förhandling. 

Bestäm budskap 

• Bestäm vad du vill ha sagt – ditt budskap. Det bör ha högst två eller tre huvudargument. För fram dessa, och var beredd på att upprepa dem under intervjun. 

Bestäm vem du talar till

Journalisten är bara ett redskap – för läsare eller lyssnare. Det är dem du ska vända dig till. 

• Undvik därför fackspråk.
• Visa empati om det gäller individer som på något sätt berörs eller påverkas negativt.                          
• Fundera på vilka följdfrågor journalisten kan ställa (”Varför, när, hur, han du ge exempel på det?”) och förbered dig på hur du ska hantera följdfrågorna. 
• Vad ska du säga om du får en fråga du varken kan eller vill svara på? 
• I vilka situationer ska du hänvisa till någon annan? 
• Öva gärna ett par gånger före själva intervjun. 

Möta media 2-do under själva intervjun

• Vara väl förberedd. Det ger dig trygghhet och bygger tillit. 
• Var trevlig och saklig. 
• Ha överseende med att journalister ibland ställer enkla frågor – det är deras jobb att kunna lite om mycket och förmedla det förståeligt. 
• Var konkret, undvik intern- eller specialspråk, referera till fakta och spekulera inte. 
• Undvik personligt tyckande.
• Undvik ”Vad känner du-träsket”. Känslor passar bra inom idrottsjournalistik efter guld i skidskytte eller som en sista empatisk sammanfattning om något känsligt inträffat. Svara istället på faktafrågor, vad du anser och vad som kan göras för att åtgärda om något gått fel. 
• Var kortfattad. 
• Börja alltid med det viktigaste. Journalister gör så, en artikel börjar med det viktigaste.
• Be att få ge återkoppling om du kommer på mer att säga. Har du en bra kontakt med journalisten är det nästan aldrig ett problem.

Tala alltid sanning

• Men viktigast av allt: tala alltid sanning, även om den inte är så smickrande för dig, eller för firman eller kommunen. Kan du inte svara på grund av sekretess eller dylikt, förklara det. Förklara bakgrunden till det inträffade. 

Ljug inte, mörka inte

• Sanningen kommer nästan alltid fram, och det får alltid dåliga konsekvenser om det visar sig att du undvikit att berätta eller kommit med halvsanningar.

Be gärna att få läsa

• De flesta journalister tycker det är okej om du ber att få ta del av dina egna citat innan de publiceras. Det är extra trevligt och bygger tillit om du motiverar detta med att du erbjuder dig att kolla att fakta blivit rätt. 
• Ordval brukar man få putsa på, men åsikterna ska du inte försöka peta i. Du kan inte kräva att få läsa texten, men de allra flesta journalister brukar gå med på det. De pressetiska reglerna säger också att media ska vara ”generösa” där. 
• Ge gärna din återkoppling via e-post. Då kan du sedan visa att du haft synpunkter på eventuella felaktigheter i texten, vilket gör att det blir lättare att få en rättelse om det skulle behövas. 

2-do efter intervjun

• Var snäll och generös när du granskar artikeln. Journalistik går ut på att välja ut och förenkla. Och ibland blir det fel. Låt därför småfel passera. Du kan möjligen ringa upp journalisten och påpeka, men utan att begära rättelse. På det sättet kan du – och journalisten – eventuellt undvika att felet upprepas.
• Kom ihåg att när en journalist kontaktar dig kan det i nio fall av tio rör sig om att få något bekräftat, vinkeln på artikeln kan redan vara bestämd.
• Tänk på detta när du får artikeln i din hand. Det är journalisten som bestämmer vinkeln. Men du kan se till att journalisten får så korrekt information som möjligt, och att ni bygger ömsesidig respekt, något läsarna i förlängningen märker av. Detta är inte sak samma som att undvika saklig granskning. Nej, tvärt om. Välkomna saklig, professionell granskning. Det garanterar transparens och i förlängningen bygger upp det goda anseende din verksamhet förhoppningsvis förtjänar.

Om det blir riktigt fel? Svara direkt – och kort

• Fatala fel, missförstånd och seriös kritik bör man ta på allvar. Vänta inte för länge, vänd dig direkt till redaktionsledningen, formulera ditt genmäle kort och sakligt. Då har du störst chans att få ditt inlägg publicerat.
• Om redaktionen inte vill publicera ditt genmäle kan du vända dig till Medieombudsmannen, inom tre månader. .
• Om det handlar om ett tv- eller radioinslag, vänder du dig i stället till Granskningsnämnden för radio och tv, GRN.
• Bästa sättet att undvika att hamna här är dock att medverka till att felet inte uppkommer. Var därför förberedd och öva.

Vad säger lagen?

• All kommunal verksamhet lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att verksamheten ska gå att granska. Och detta är en av medias uppgifter. Fria och oberoende medier är en av grunderna i en demokrati. 
• En följd av offentlighetsprincipen är att all e-post som kommer in till och går ut från kommunen är offentliga handlingar. Det betyder att vem som helst har rätt att begära ut all e-post. 
• Samma sak gäller sms som skickats från kommunens telefoner. De är också offentlig handling, och sms och samtalslistor kan begäras ut av vem som helst. Det gäller givetvis även fax, brev och alla andra typer av dokument som skickas till eller från er.
• Undvik därför att använda det e-postkonto eller den telefon du har i jobbet för kommunikation som inte har med ditt arbete att göra! Fundera också på att informera om känsliga saker enskilt och muntligt. 
• Dessutom är källskyddet, efterforskningsförbudet och meddelarfriheten tre regler som följer av att kommunen är en myndighet. 
• Efterforskningsförbudet innebär att det är förbjudet för chefer eller någon annan på myndigheter och att efterforska vem som har lämnat en uppgift till media. 
• Det innebär att du inte får göra någonting, överhuvud taget, för att ta reda på vem som sagt vad till media. Straffet för brott mot detta är böter eller fängelse.
• Meddelarfriheten är grunden för att visselblåsare ska kunna avslöja missförhållanden.
• Meddelarfriheten innebär att vem som helst, exempelvis de som arbetar inom en kommun har rätt att ta kontakt med massmedia, en journalist eller en författare.
• Tryckfrihetsprincipen som kom redan 1766 innebar att Sverige var ett av världens första länder där skriftställare, dåtidens journalister och författare kunde publicera sig utan att granskas av censur. Detta är fortfarande en av de grunder vår demokrati står på.
• Se dina möten med media som möjligheter att bli professionellt granskad. det är av godo. Men öva gärna, så du eller dina kollegor inte gör oavsiktliga misstag som i förlängningen raserar anseende eller allmänhetens förtroende. Behöver du/ni träning? Läs om Frid & Freuds kurser.